Vous êtes arrêté, vous ne pouvez pas vous déplacer et les RH attendent un justificatif rapidement. Dans ce cas, envoyer un scan ou une photo du volet destiné à l’employeur peut dépanner, à condition de le faire proprement et sans confondre cette démarche avec l’envoi à l’Assurance maladie.
Le point clé est simple : vous pouvez prévenir votre employeur avec une copie numérique lisible du feuillet n°3, mais vous devez respecter le délai applicable, suivre la procédure interne et garder l’original. Le vrai risque n’est pas le scan en lui-même, mais l’absence de preuve, le mauvais destinataire ou un document illisible.
L’essentiel en 30 secondes
- Oui, un scan ou une photo nette du feuillet n°3 suffit souvent pour prévenir l’employeur rapidement.
- Respectez la règle interne ou, à défaut, envoyez le feuillet employeur dans les 48 heures.
- Gardez l’original, la copie envoyée et une preuve horodatée de transmission.
- Envoyez le document via l’adresse RH ou le portail prévu, avec un fichier lisible et complet.
Peut-on envoyer un arrêt de travail scanné à son employeur ?
Oui, dans la pratique, un scan ou une photo nette du feuillet n°3 peut servir à informer l’employeur rapidement. Service-Public indique, dans sa fiche sur les démarches du salarié en arrêt maladie, que sauf délai prévu par votre convention collective ou un accord d’entreprise, l’usage est d’avertir l’employeur dans les 48 heures et de lui adresser le feuillet n°3. Le support numérique ne dispense donc ni du bon délai, ni du bon destinataire.
En revanche, évitez de raisonner comme si tout se réglait avec une simple pièce jointe. Votre employeur n’a pas besoin de plus d’informations que le volet qui lui est destiné, et vous avez intérêt à conserver l’original ainsi qu’une preuve d’envoi en cas de contestation.
Bon réflexe
- Envoyez d’abord le feuillet n°3 au bon contact RH.
- Demandez un accusé de réception ou gardez une preuve d’envoi.
- Conservez l’original tant que la situation n’est pas stabilisée.
Ce qui pose problème en pratique
Les difficultés viennent surtout d’une procédure mal suivie : document flou, envoi au mauvais interlocuteur, oubli de l’original quand il est demandé ensuite, ou absence totale de trace. Si le service RH refuse la copie numérique, renvoyez sans tarder selon le canal demandé plutôt que de laisser traîner.
Quel délai viser ?
Si votre entreprise, votre convention collective ou un accord interne fixe une règle précise, c’est elle qui compte. Sinon, l’usage rappelé par Service-Public est d’informer l’employeur dans les 48 heures suivant le début de l’arrêt. Plus vous anticipez, moins vous prenez de risque inutile.
Quelle valeur a une copie numérique ?
Une copie numérique lisible peut suffire pour prouver que vous avez bien informé l’employeur, mais elle ne remplace pas tous les circuits administratifs. Service-Public rappelle, pour le volet transmis à l’Assurance maladie, que si l’arrêt est établi sur papier, seul un formulaire Cerfa sécurisé est accepté et que les photocopies ou scans d’anciens formulaires ne sont plus recevables. Autrement dit, ce qui peut dépanner côté employeur ne vaut pas automatiquement pour la transmission à la caisse.
Pourquoi distinguer employeur et Assurance maladie ?
Le document destiné à l’employeur et les démarches côté Assurance maladie ne répondent pas exactement à la même logique. Ne mélangez pas les deux : d’un côté, vous informez l’entreprise ; de l’autre, vous suivez les consignes de votre caisse et les modalités applicables à votre situation.
Comment scanner ou photographier l’arrêt proprement
Visez la simplicité : un document net, complet et facile à ouvrir. Inutile d’en faire trop ; il faut surtout que les dates, l’identité et le feuillet concerné soient parfaitement lisibles.
Si vous utilisez un scanner
Enregistrez le document en PDF, vérifiez la netteté avant l’envoi et donnez au fichier un nom clair, par exemple arret-nom-prenom-date.pdf. Relisez la pièce jointe avant de cliquer sur envoyer : c’est souvent là que se jouent les erreurs bêtes.
Si vous utilisez un smartphone
Prenez la photo à plat, avec une lumière homogène, sans ombre ni reflet. Recadrez proprement, contrôlez que rien n’est coupé et, si l’entreprise le demande, convertissez ensuite l’image en PDF pour un rendu plus propre.
Checklist avant envoi
- Le bon feuillet est joint.
- Le document est lisible en entier.
- Le destinataire est le bon contact RH ou le bon portail.
- Vous gardez l’original et une trace d’envoi.
Message prêt à envoyer à l’employeur
Un message court suffit. Le but est d’informer clairement, pas d’en faire trop.
- Modèle mail court :
Bonjour, je vous informe de mon arrêt de travail à compter du [date]. Vous trouverez en pièce jointe le feuillet destiné à l’employeur. Merci de bien vouloir me confirmer sa bonne réception. Cordialement, [Prénom NOM]. - Si vous envoyez depuis un téléphone :
Bonjour, je suis en arrêt de travail à compter du [date]. Je vous transmets le feuillet employeur en pièce jointe. Merci de me confirmer la réception. - En cas de doute :
Ajoutez une phrase simple : « Dites-moi si vous souhaitez aussi l’original par courrier. »
